Workflow (flusso di lavoro): cos’è, come ottimizzarlo e benefici per l’efficienza [2025]

Introduzione

All’interno di ogni azienda, grande o piccola che sia, il lavoro non avviene per caso. Le attività, dalle più semplici alle più complesse, seguono (o dovrebbero seguire) percorsi definiti per trasformare input in output. Tuttavia, molto spesso questi percorsi sono inefficienti, poco chiari, soggetti a errori o rallentamenti, creando frustrazione nei dipendenti e impattando negativamente sui risultati. Come si può portare ordine, efficienza e coerenza nel modo in cui il lavoro viene svolto? La risposta risiede nella comprensione e nell’ottimizzazione dei Workflow, o Flussi di Lavoro.

Il workflow è la spina dorsale operativa di un’organizzazione. Definirlo, mapparlo e ottimizzarlo non è solo un esercizio tecnico, ma un’attività strategica fondamentale per migliorare la produttività, ridurre gli sprechi, aumentare la qualità e abilitare l’automazione. In questo articolo, esploreremo cos’è esattamente un workflow, come si differenzia da concetti simili, perché la sua gestione è cruciale, come progettarlo e ottimizzarlo, e quali strumenti possono supportare questo processo nel 2025.

Cos’è un workflow (flusso di lavoro): definizione e contesto

Un Workflow (o Flusso di Lavoro) è una sequenza definita di passaggi, attività o azioni che vengono eseguite in un ordine specifico per completare un determinato compito, elaborare informazioni o raggiungere un risultato specifico all’interno di un processo aziendale. (Fonte: weclapp) Rappresenta il come il lavoro si muove da uno stato iniziale a uno stato finale, specificando spesso chi fa cosa, quando e in base a quali regole o condizioni.

È utile distinguerlo da concetti correlati:

• Workflow vs Processo: Un processo aziendale è un insieme più ampio di attività correlate che trasformano input in output per raggiungere un obiettivo di business (es. processo di gestione degli ordini). Un workflow è spesso la rappresentazione specifica, talvolta automatizzata, di come quel processo (o una sua parte) viene eseguito, definendo la sequenza esatta dei passaggi e il flusso di informazioni o compiti. Un processo può contenere più workflow. (Fonte: MokaByte)
• Workflow vs Progetto: Un progetto è un’iniziativa unica e temporanea con un inizio e una fine definiti, volta a creare un prodotto, servizio o risultato specifico. Un workflow descrive tipicamente una sequenza di attività ripetibile e standardizzata che fa parte delle operazioni correnti.

Spesso, nel contesto informatico, il termine workflow si riferisce specificamente all’automazione (totale o parziale) di un processo aziendale, dove documenti, informazioni e compiti vengono passati automaticamente tra i partecipanti secondo regole predefinite. (Fonte: weclapp, MokaByte)

I benefici di workflow definiti e ottimizzati

Progettare, mappare e ottimizzare i workflow aziendali porta a vantaggi significativi: (Fonte: Splashtop, Real Document Solution)

• Maggiore efficienza e produttività: Standardizzare e ottimizzare la sequenza delle attività riduce tempi morti, sforzi duplicati e passaggi inutili, aumentando la velocità di esecuzione e la produttività generale.
• Migliore coerenza e qualità: Workflow definiti assicurano che le attività vengano svolte sempre nello stesso modo, riducendo la variabilità e garantendo standard di qualità più elevati e consistenti.
• Riduzione degli errori: L’automazione di passaggi manuali e la definizione chiara delle procedure minimizzano il rischio di errori umani.
• Aumento della visibilità e trasparenza: Mappare un workflow rende visibile come il lavoro fluisce realmente, permettendo di identificare colli di bottiglia, inefficienze e aree di miglioramento.
• Migliore collaborazione e comunicazione: Chiarendo ruoli, responsabilità e passaggi di consegne (handoff), si facilita la collaborazione tra persone e team diversi.
• Tempi di risposta più rapidi (turnaround time): Flussi ottimizzati portano a tempi di completamento più brevi per processi come l’evasione ordini, la gestione richieste clienti o l’approvazione documenti.
• Facilitazione dell’automazione: Un workflow ben definito è il prerequisito per poterlo automatizzare efficacemente tramite software specifici (workflow automation).
• Migliore compliance: Standardizzare i processi aiuta a garantire la conformità a normative interne ed esterne.
• Utilizzo ottimizzato delle risorse: Permette di allocare meglio persone e strumenti alle diverse fasi del lavoro.

Progettazione e ottimizzazione dei workflow

Tipi Comuni di Workflow

I workflow possono seguire diversi pattern logici:

• Workflow sequenziale: Le attività vengono eseguite una dopo l’altra in un ordine lineare predefinito. È il tipo più semplice.
• Workflow a stati (state machine): Il lavoro si muove attraverso diversi stati definiti (es. Aperto, In Lavorazione, In Approvazione, Completato, Chiuso). Il passaggio da uno stato all’altro è triggerato da eventi o azioni specifiche. Comune nella gestione di ticket di supporto o pratiche.
• Workflow guidato da regole (rules-driven): Il percorso del workflow cambia dinamicamente in base a regole di business predefinite o a condizioni specifiche (es. un ordine d’acquisto sopra un certo importo richiede un livello di approvazione aggiuntivo). (Fonte: SAP)
• Workflow parallelo: Due o più sequenze di attività vengono eseguite contemporaneamente, per poi magari ricongiungersi in un punto successivo.

Come Mappare un Workflow

Visualizzare un workflow è fondamentale per comprenderlo e migliorarlo. I passi principali: (Fonte: Smartsheet)

1. Identificare il processo/workflow: Scegliere il flusso di lavoro specifico da analizzare (es. processo di assunzione, gestione reclami).
2. Definire l’ambito: Stabilire chiaramente i punti di inizio e di fine del workflow che si sta mappando.
3. Elencare le attività/passaggi: Identificare tutte le singole azioni o task che compongono il workflow, dal suo inizio alla sua fine.
4. Identificare gli attori (ruoli): Determinare chi (quale ruolo o reparto) è responsabile dell’esecuzione di ciascuna attività.
5. Mappare la sequenza e le dipendenze: Disegnare la sequenza logica delle attività, utilizzando simboli standard (come quelli del flowchart o BPMN) per rappresentare attività, decisioni, punti di inizio/fine, ecc. Evidenziare le dipendenze e i punti di passaggio (handoff) tra diversi attori.
6. Raccogliere informazioni: Intervistare le persone coinvolte nel processo (“chi fa cosa e come?”), osservare il lavoro mentre viene svolto, analizzare la documentazione esistente. È cruciale mappare il flusso reale (“as-is”), non quello ideale o documentato ma non seguito.
7. Creare il diagramma di workflow: Utilizzare uno strumento di mappatura (vedi sotto) per creare una rappresentazione visiva chiara e comprensibile del flusso di lavoro.
8. Validare la mappa: Rivedere il diagramma con gli stakeholder coinvolti per assicurarsi che sia accurato e completo.

Come Ottimizzare un Workflow

Una volta mappato il workflow attuale (“as-is”), si può passare all’ottimizzazione per creare un flusso futuro (“to-be”) più efficiente: (Fonte: Real Document Solution)

• Eliminare passaggi inutili: Identificare e rimuovere attività che non aggiungono valore.
• Semplificare attività complesse: Suddividere compiti complessi o cercare modi più semplici per eseguirli.
• Automatizzare attività manuali/ripetitive: Utilizzare la tecnologia (Workflow Automation) per automatizzare task come l’invio di notifiche, l’instradamento di documenti, la raccolta di approvazioni, il data entry.
• Riordinare le attività: Modificare la sequenza per ridurre attese o parallelizzare attività ove possibile.
• Migliorare i passaggi di consegne (handoff): Rendere più chiari e fluidi i passaggi di responsabilità tra persone o team diversi.
• Standardizzare procedure: Definire procedure operative standard (SOP) per le attività chiave per garantire coerenza.
• Introdurre controlli e feedback: Inserire punti di controllo qualità e meccanismi di feedback per identificare e correggere problemi rapidamente.
• Iniziare in piccolo: Concentrarsi sul miglioramento incrementale dei processi, partendo da quelli più piccoli o con maggiore impatto.

Esempi di workflow aziendali

• Approvazione nota spese: Dipendente compila modulo -> Invio al manager -> Manager approva/rifiuta -> (Se approvato) Invio all’ufficio Contabilità -> Contabilità verifica/registra -> Approvazione pagamento -> Pagamento.
• Onboarding nuovo dipendente: HR invia offerta -> Candidato accetta -> HR prepara documenti -> IT crea account e prepara hardware -> Manager definisce piano di inserimento -> Primo giorno: Benvenuto, setup IT, incontro team.
• Pubblicazione contenuto blog: Redattore scrive bozza -> Invio a Editor per revisione -> Editor revisiona/suggerisce modifiche -> Redattore aggiorna -> Invio a SEO Specialist per ottimizzazione -> SEO Specialist ottimizza -> Approvazione finale -> Pubblicazione sul sito -> Promozione sui social media.

Errori comuni e sfide nella gestione dei workflow

Implementare e ottimizzare workflow presenta delle sfide:

• Mappare il flusso “ideale” invece di quello reale: disegnare come dovrebbe funzionare il processo invece di come funziona davvero, perdendo l’opportunità di identificare i problemi reali.
• Livello di dettaglio errato: mappe troppo generiche non sono utili per l’analisi; mappe troppo dettagliate diventano complesse e difficili da mantenere.
• Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder: progettare workflow senza consultare le persone che li eseguono quotidianamente porta spesso a soluzioni irrealistiche o non accettate.
• Comunicazione e formazione insufficienti: non comunicare chiaramente i nuovi workflow o non formare adeguatamente le persone su come seguirli.
• Mancanza di aggiornamento: i workflow devono evolvere con l’azienda; non aggiornarli li rende obsoleti e inefficienti.
• Resistenza al cambiamento: le persone possono essere resistenti a modificare abitudini lavorative consolidate, anche se inefficienti.
• Scelta errata degli strumenti di automazione: implementare software di automazione non adatti o troppo complessi per le reali esigenze.

Strumenti e piattaforme per la gestione dei workflow

Esistono numerosi strumenti per supportare la mappatura, l’analisi, l’ottimizzazione e l’automazione dei workflow:

• Strumenti di Mappatura/Diagrammazione: Software per creare diagrammi di flusso e mappe di processo (es. Microsoft Visio, Lucidchart, Miro, strumenti specifici per BPMN – Business Process Model and Notation).
• Piattaforme di Workflow Automation: Strumenti che permettono di automatizzare sequenze di task e approvazioni senza (o con poco) codice:
  • Strumenti di Integrazione (iPaaS): Zapier, Make (ex Integromat), IFTTT.
  • Piattaforme Low-Code/No-Code: Kissflow, Nintex, Appian (spesso parte di suite BPM più ampie).
  • Funzionalità Integrate: Molti CRM (Salesforce, HubSpot), ERP (SAP), software di Project Management (Asana) e ITSM (ServiceNow) includono funzionalità native di workflow automation per processi specifici.
• Business Process Management Suites (BPMS): Piattaforme complete che offrono strumenti per modellare, automatizzare, monitorare e ottimizzare i processi aziendali end-to-end. (Fonte: MokaByte)

Conclusione

Il workflow è molto più di una semplice sequenza di passaggi; è il progetto operativo che definisce come il lavoro viene effettivamente svolto all’interno di un’organizzazione. Comprendere, visualizzare, analizzare e ottimizzare i flussi di lavoro è fondamentale per eliminare le inefficienze, migliorare la qualità, ridurre gli errori e aumentare la produttività complessiva.

Nell’era della trasformazione digitale, la capacità di mappare e automatizzare i workflow diventa un fattore critico di successo, liberando le persone da compiti ripetitivi e permettendo loro di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto. Adottare un approccio sistematico alla gestione dei workflow, con un focus sul miglioramento continuo e sul coinvolgimento delle persone, è essenziale per costruire un’organizzazione più agile, efficiente e pronta ad affrontare le sfide del futuro.

FAQ sul Workflow (Flusso di Lavoro)

Domanda 1: Qual è la differenza tra Workflow e Processo Aziendale?

Risposta: Un Processo Aziendale è un insieme più ampio di attività volte a raggiungere un obiettivo di business. Un Workflow è spesso una rappresentazione più specifica e dettagliata della sequenza di passaggi e del flusso di informazioni o compiti all’interno di quel processo (o di una sua parte), specialmente quando si considera l’automazione. Un processo può includere più workflow e anche attività manuali non formalizzate in un workflow.

Domanda 2: Cos’è la Workflow Automation?

Risposta: È l’uso della tecnologia software per automatizzare, in tutto o in parte, un workflow. Questo significa che il software gestisce l’instradamento dei compiti, l’invio di notifiche, la raccolta di approvazioni, il passaggio di dati tra sistemi, ecc., in base a regole predefinite, riducendo l’intervento manuale, gli errori e i tempi di esecuzione.

Domanda 3: Chi è responsabile della progettazione dei workflow in azienda?

Risposta: La responsabilità è spesso condivisa. I manager di linea o i proprietari dei processi (Process Owner) sono tipicamente responsabili dei workflow all’interno della loro area. Possono essere supportati da analisti di processo, specialisti BPM (Business Process Management) o team IT/Operations per la mappatura, l’ottimizzazione e l’automazione. È fondamentale il coinvolgimento delle persone che eseguono effettivamente il lavoro nel processo di progettazione e miglioramento.

Domanda 4: Come scegliere lo strumento di workflow giusto?

Risposta: La scelta dipende dalla complessità del workflow, dal livello di automazione desiderato, dalle integrazioni necessarie con altri sistemi, dalle competenze tecniche disponibili e dal budget. Per workflow semplici, possono bastare strumenti di diagrammazione o funzionalità integrate in altri software. Per automazioni più complesse o per la gestione di processi core, sono necessarie piattaforme dedicate di workflow automation o BPMS. È importante valutare la facilità d’uso, la flessibilità e le capacità di integrazione.

Domanda 5: Un workflow può essere troppo rigido?

Risposta: Sì. Se un workflow è definito in modo eccessivamente rigido e non prevede eccezioni o percorsi alternativi, può diventare un ostacolo invece che un aiuto, specialmente in situazioni impreviste o complesse. È importante progettare workflow che siano efficienti e standardizzati, ma che mantengano un certo grado di flessibilità per gestire casi particolari o permettere il giudizio umano dove necessario.