Holacracy: cos’è, come funziona e alternativa alla gerarchia

Introduzione

Le strutture gerarchiche tradizionali, con le loro catene di comando e i processi decisionali centralizzati, sono state per decenni il modello dominante nelle organizzazioni. Tuttavia, in un mondo sempre più volatile, incerto, complesso e ambiguo (VUCA), queste strutture possono rivelarsi lente, rigide e soffocanti per l’innovazione e l’engagement dei dipendenti. Decisioni che richiedono l’approvazione di più livelli gerarchici possono rallentare la capacità di risposta, mentre i dipendenti possono sentirsi semplici esecutori con poca autonomia.

È in questo contesto che emergono modelli organizzativi alternativi, e uno dei più discussi e radicali è Holacracy (o Olocrazia). Questo sistema di self-management (autogestione) promette di distribuire l’autorità, aumentare l’agilità e dare più potere ai singoli individui attraverso un insieme codificato di regole e processi. Ma come funziona esattamente? È davvero un’alternativa praticabile alla gerarchia?

Questa guida esplorerà la definizione di Holacracy, i suoi principi e meccanismi fondamentali, i potenziali vantaggi, le sfide implementative e come si confronta con altri modelli organizzativi.

Cos’è Holacracy: definizione e contesto

Holacracy (o Olocrazia) è un sistema completo per l’autogestione organizzativa. Sviluppato da Brian Robertson e basato su principi derivati in parte dalla Sociocrazia, Holacracy sostituisce la tradizionale gerarchia manageriale (basata sulle persone e sulle loro posizioni) con una struttura basata su ruoli dinamici e cerchi (circles) auto-organizzati.

L’autorità e il potere decisionale non sono concentrati al vertice, ma distribuiti tra i vari ruoli e cerchi, ciascuno con uno scopo (purpose), domini di controllo e responsabilità (accountabilities) chiaramente definiti. Le regole del gioco, le strutture e i processi sono codificati in una Costituzione Holacracy, un documento dettagliato che tutti i membri dell’organizzazione si impegnano a seguire.

L’obiettivo è creare organizzazioni più agili, trasparenti, efficienti e guidate dallo scopo (purpose-driven), dove le decisioni vengono prese da chi ha le informazioni più pertinenti e dove le persone sono responsabilizzate all’interno dei loro ruoli.

Principi e elementi chiave di Holacracy

Holacracy si basa su alcuni elementi distintivi:

1. Ruoli invece di Job Description: Il lavoro è organizzato attorno a “ruoli” dinamici, definiti da uno scopo, domini e responsabilità specifiche. Una persona può ricoprire più ruoli contemporaneamente, anche in cerchi diversi. I ruoli sono definiti dal lavoro da fare, non dalle persone.
2. Struttura a cerchi (Circles): I ruoli sono raggruppati in “cerchi” (simili a team o dipartimenti), ognuno con uno scopo specifico che contribuisce allo scopo del cerchio sovraordinato. I cerchi sono collegati tra loro da ruoli specifici (Lead Link e Rep Link) che assicurano l’allineamento.
3. Processo di governance: Riunioni strutturate (Governance Meeting) dedicate a definire, modificare e chiarire i ruoli, le responsabilità e le politiche all’interno di un cerchio. Le decisioni vengono prese attraverso un processo specifico chiamato “processo decisionale integrativo”, volto a gestire le “tensioni” (gap tra realtà attuale e potenziale) sollevate dai membri.
4. Processo operativo (Tactical): Riunioni operative (Tactical Meeting) focalizzate sulla sincronizzazione del lavoro quotidiano, sulla condivisione di aggiornamenti, sull’identificazione di impedimenti e sulla richiesta di azioni specifiche da altri ruoli.
5. Autorità distribuita: L’autorità non risiede nelle persone o nelle posizioni gerarchiche, ma è distribuita ai ruoli. Chi ricopre un ruolo ha piena autorità per prendere decisioni e agire all’interno del suo dominio e delle sue responsabilità, senza dover chiedere permessi (entro i limiti della Costituzione).
6. Regole trasparenti (Costituzione Holacracy): Tutte le regole fondamentali del sistema sono esplicitate nella Costituzione, che funge da riferimento per tutti e garantisce equità e trasparenza nel processo decisionale e di governance.
7. Sterzo dinamico (Dynamic Steering): L’organizzazione evolve costantemente attraverso piccoli aggiustamenti basati sulle tensioni emergenti, piuttosto che attraverso grandi riorganizzazioni top-down.

Perché considerare Holacracy: vantaggi potenziali

L’adozione di Holacracy, sebbene impegnativa, può portare a diversi benefici:

1. Maggiore agilità e adattabilità: La struttura a cerchi e i processi di governance permettono all’organizzazione di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato, modificando ruoli e strutture in base alle esigenze emergenti.
2. Chiarezza di ruoli e responsabilità: I ruoli sono definiti in modo esplicito e trasparente, riducendo ambiguità e conflitti su “chi fa cosa”. L’accountability è legata al ruolo, non alla persona.
3. Processo decisionale più rapido: L’autorità distribuita permette a chi ricopre un ruolo di prendere decisioni rapide all’interno del proprio ambito, senza dover scalare la gerarchia per ottenere approvazioni.
4. Trasparenza organizzativa: La Costituzione, i ru

Come funziona holacracy in pratica: processi fondamentali

Holacracy si basa su due tipi principali di riunioni strutturate:

1. Governance Meeting:
   • Scopo: Definire e aggiornare la struttura del cerchio (ruoli, responsabilità, politiche).
   • Output: Modifiche alla governance del cerchio (nuovi ruoli, modifiche a ruoli esistenti, nuove policy).
   • Processo: Segue un processo decisionale integrativo molto strutturato per processare le “tensioni” relative alla governance sollevate dai partecipanti. L’obiettivo non è il consenso, ma assicurarsi che una proposta non causi danni (“safe to try”).
   • Ruoli Chiave: Facilitatore (guida il processo), Segretario (documenta le decisioni).
2. Tactical Meeting:
   • Scopo: Sincronizzare il lavoro operativo, condividere informazioni rilevanti, identificare e risolvere impedimenti (“tensioni” operative).
   • Output: Chiarimenti, richieste di azioni specifiche (progetti o “next actions”) assegnate a ruoli specifici.
   • Processo: Strutturato per essere veloce ed efficiente. Include un check-in iniziale, revisione delle metriche, aggiornamenti sui progetti e un’agenda costruita al momento basata sulle tensioni operative dei partecipanti.
   • Ruoli Chiave: Facilitatore, Segretario.

Questi processi, insieme alle regole della Costituzione, guidano il funzionamento quotidiano e l’evoluzione dell’organizzazione.

Sfide e criticità dell’implementazione

L’adozione di Holacracy presenta sfide significative:

• Curva di apprendimento ripida: Il sistema ha regole e processi specifici che richiedono tempo e formazione per essere compresi e padroneggiati da tutti.
• Cambiamento culturale profondo: Richiede un cambiamento radicale rispetto alle abitudini e alle aspettative legate alla gerarchia tradizionale (sia per i manager che per i dipendenti).
• Potenziale sovraccarico di riunioni: Se non gestiti efficacemente, i Governance e Tactical Meeting possono diventare numerosi e dispendiosi in termini di tempo.
• Complessità della costituzione: Il documento che regola il sistema è dettagliato e può risultare complesso da interpretare e applicare correttamente.
• Sfide di scalabilità: L’applicazione di Holacracy in organizzazioni molto grandi può presentare complessità aggiuntive nella gestione dei collegamenti tra numerosi cerchi.
• Resistenza al cambiamento: Come per ogni cambiamento organizzativo radicale, è probabile incontrare resistenze da parte di chi è abituato alla struttura tradizionale o teme una perdita di potere/status.
• Gestione delle persone: Holacracy si concentra sulla struttura e sui ruoli, separandoli dalle persone. Aspetti come la gestione delle performance individuali, lo sviluppo di carriera e la remunerazione richiedono spesso sistemi complementari non definiti dalla Costituzione stessa.

Esempi pratici e casi di studio

• Zappos: Il rivenditore online di scarpe è uno degli esempi più noti di adozione di Holacracy su larga scala, sebbene il processo sia stato complesso e abbia portato anche a uscite volontarie di personale.
• Medium: La piattaforma di blogging ha adottato Holacracy per un periodo, per poi abbandonarla citando difficoltà nel coordinamento e nella gestione dei progetti a lungo termine.
• Altre aziende: Diverse organizzazioni più piccole e startup, specialmente nel settore tecnologico o in ambiti che richiedono alta agilità, hanno adottato Holacracy o sue varianti con diversi gradi di successo (es. Springest, Liip).

È importante notare che l’implementazione “pura” di Holacracy è relativamente rara; molte aziende ne adottano solo alcuni principi o elementi.

Holacracy vs Gerarchia Tradizionale vs Altri Modelli

Holacracy si distingue per il suo approccio molto strutturato e basato su regole codificate (la Costituzione), a differenza di altri modelli di self-management che possono essere più fluidi o basati su principi culturali.

Errori comuni da evitare nell’adozione

• Considerarla una bacchetta magica: Pensare che Holacracy risolva automaticamente tutti i problemi organizzativi senza un impegno reale nel cambiamento culturale.
• Formazione e coaching insufficienti: Non investire adeguatamente nella formazione di tutti i membri sulle regole e sui processi di Holacracy.
• Mancanza di buy-in dalla leadership: Se i leader non supportano attivamente e non partecipano al cambiamento, l’adozione è destinata a fallire.
• Facilitazione inefficace delle riunioni: Moderatori non adeguatamente formati possono rendere i meeting frustranti e improduttivi.
• Ignorare l’elemento umano: Focalizzarsi eccessivamente sulle regole e sui processi trascurando le esigenze emotive, relazionali e di sviluppo delle persone.
• Implementazione parziale o incoerente: Adottare solo alcuni pezzi del sistema senza comprenderne l’interdipendenza può creare confusione.

Risorse utili

• HolacracyOne: L’organizzazione fondata da Brian Robertson, principale promotrice del metodo (sito web: holacracy.org).
• Costituzione Holacracy: Il documento ufficiale che definisce le regole del sistema (disponibile online).
• Libro “Holacracy: The New Management System for a Rapidly Changing World” di Brian Robertson: Il testo fondamentale che descrive il sistema.
• Libro “Partire dal Perché” (“Start With Why”) di Simon Sinek: Utile per definire lo scopo (Purpose), concetto centrale in Holacracy.
• Coach e consulenti certificati Holacracy: Professionisti formati per supportare le organizzazioni nell’adozione del sistema.
• Software per Holacracy: Piattaforme come GlassFrog o Holaspirit aiutano a gestire ruoli, cerchi e processi.

Tendenze future legate a Holacracy

• Adattamenti e ibridazioni: Molte aziende stanno sperimentando versioni adattate o ibride, prendendo solo alcuni elementi di Holacracy (es. ruoli dinamici, riunioni tattiche) e integrandoli con altre pratiche (es. Agile).
• Integrazione con metodologie agili: Ricerca di sinergie tra i processi di Holacracy e i framework Agile come Scrum o Kanban.
• Focus su elementi specifici: Interesse crescente verso singoli concetti chiave come l’autorità distribuita o la gestione delle tensioni, anche al di fuori di un’adozione completa del sistema.
• Maggiore attenzione alla cultura e alle persone: Consapevolezza che il successo richiede non solo l’adozione delle regole, ma anche un forte lavoro sulla cultura aziendale, sulla fiducia e sullo sviluppo delle competenze relazionali.

Conclusione

Holacracy rappresenta un approccio radicalmente diverso alla progettazione e alla gestione organizzativa, offrendo un’alternativa strutturata alla tradizionale piramide gerarchica. Con la sua enfasi sui ruoli dinamici, i cerchi auto-organizzati e i processi di governance espliciti, promette maggiore agilità, trasparenza e responsabilizzazione diffusa.

Tuttavia, la sua implementazione è complessa e richiede un profondo cambiamento culturale, un investimento significativo in formazione e un impegno costante da parte di tutta l’organizzazione. Non è una soluzione adatta a tutti i contesti, ma per le aziende pronte a mettere in discussione le convenzioni manageriali e a intraprendere un percorso di trasformazione verso l’autogestione, Holacracy offre un framework dettagliato e potenzialmente potente per navigare la complessità del mondo moderno.

FAQ su Holacracy

Holacracy significa che non ci sono più capi (è “leaderless”)?

Non esattamente. Holacracy non elimina la leadership, ma la distribuisce. Invece di un capo gerarchico che prende tutte le decisioni, l’autorità è distribuita ai ruoli. Ogni ruolo ha l’autorità di prendere decisioni all’interno del proprio dominio. Esistono ruoli specifici con funzioni di leadership all’interno dei cerchi (come il Lead Link, che definisce priorità e strategie per il cerchio), ma la loro autorità deriva dal ruolo e dalle regole della Costituzione, non da una posizione gerarchica personale. Quindi, non è “senza capi”, ma piuttosto “senza la tradizionale gerarchia di capi”.

Holacracy funziona anche per aziende grandi e complesse?

L’applicabilità di Holacracy su larga scala è oggetto di dibattito. Mentre ci sono esempi di aziende anche grandi che l’hanno adottata (come Zappos, con migliaia di dipendenti), la complessità della struttura a cerchi annidati e dei processi di governance può aumentare significativamente con le dimensioni. Alcuni critici sostengono che possa diventare troppo burocratica o lenta per iniziative che richiedono un forte coordinamento inter-funzionale su larga scala. Molte grandi aziende preferiscono adottare principi di agilità e autogestione in modo più flessibile o limitato a specifici dipartimenti.

Come vengono decisi gli stipendi e le carriere in Holacracy?

La Costituzione Holacracy di per sé non definisce come gestire stipendi, assunzioni, licenziamenti o percorsi di carriera. Questi aspetti sono considerati esterni alle regole fondamentali del “sistema operativo” e devono essere gestiti dall’organizzazione attraverso processi e policy separate, che possono essere definite all’interno della stessa struttura Holacracy (es. tramite ruoli o politiche specifiche create nel cerchio più ampio dell’azienda). Diverse aziende che adottano Holacracy hanno sperimentato approcci differenti per questi temi (es. sistemi basati sulle competenze, valutazione tra pari, fasce salariali trasparenti).