Jan Wallender, nel 1972, in qualità di nuovo AD di Handelsbanken, giunse alla conclusione che il modello di budgeting non era efficace, almeno non per la banca che guidava.
Adottò un concetto chiamato Beyond Budgeting, che permise alla sua banca di ottenere la crescita più rapida di sempre.
Per fare budgeting era necessario prendere le decisioni con così tanto anticipo da non riuscire ad avere mai le informazioni necessarie a fare previsioni attendibili. Quando il contesto cambiava – sempre – il budget rimaneva invariato; ecco perché smise di utilizzarlo.
E già negli anni ’90 aveva superato la crisi bancaria meglio dei suoi concorrenti svedesi, senza spendere tempo, denaro e risorse umane per creare budget che non trovavano mai un riscontro nella realtà.
L’efficacia di questo approccio innovativo è evidenziata nel libro “Implementing beyond budgeting: unlocking the performance potential” di Bjarte Bogsnes, presidente del Beyond Budgeting Institute.
Nel suo libro, Bogsnes mette in luce i limiti dell’uso del budget come strumento strategico. Ecco i principali problemi e come gli OKR possono aiutare a superarli:
- Disallineamento con la strategia aziendale: il budget spesso non riflette gli obiettivi strategici perché viene sviluppato separatamente. Gli OKR assicurano che tutti lavorino verso obiettivi comuni, allineando le risorse alla strategia.
- Processo lungo e dispendioso: creare e gestire un budget richiede molto tempo ed energia. Con gli OKR, la pianificazione diventa più snella e focalizzata, liberando tempo per attività ad alto valore.
- Comportamenti poco etici: i budget possono incentivare pratiche discutibili, come gonfiare le richieste di risorse. Gli OKR promuovono trasparenza e responsabilità, riducendo tali comportamenti.
- Previsioni rapidamente obsolete: le ipotesi di budget spesso si rivelano errate. Gli OKR sono flessibili e permettono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
- Illusione di controllo: il budget può dare una falsa sensazione di controllo senza gestire realmente le incertezze. Gli OKR offrono un monitoraggio reale attraverso obiettivi misurabili e risultati chiave.
- Decisioni premature: scelte importanti vengono fatte troppo presto e con informazioni incomplete. Gli OKR facilitano decisioni più informate e tempestive grazie a cicli di revisione più frequenti.
- Centralizzazione delle decisioni: la mancanza di autonomia concentra le decisioni ai vertici aziendali. Gli OKR responsabilizzano tutti i livelli, incoraggiando decisioni efficaci sul campo.
- Blocchi operativi: il budget può impedire di prendere le migliori decisioni perché le risorse sono rigide. Con gli OKR, le risorse possono essere riallocate in modo flessibile per raggiungere gli obiettivi.
- Sprechi di risorse: si tende a spendere inutilmente per non perdere fondi non utilizzati. Gli OKR evitano questo, focalizzandosi sui risultati piuttosto che sulla spesa.
- Visione a breve termine: il ciclo annuale del budget crea miopia gestionale. Gli OKR favoriscono una pianificazione continua e adattabile ai reali ritmi del mercato.
- Valutazione inadeguata delle performance: misurare solo il rispetto del budget non riflette la vera performance. Gli OKR forniscono metriche significative basate sul raggiungimento di obiettivi chiave.
OKR e budget possono operare in sincronia e supportarsi a vicenda se aggiorniamo la mentalità tradizionale per permettere un’allocazione rapida delle risorse verso le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi degli OKR.
Non sorprende che il libro stesso evidenzi come i benefici del Beyond Budgeting siano simili a quelli ottenuti con gli OKR:
- Fiducia e trasparenza: gli OKR promuovono una cultura aperta dove gli obiettivi sono chiari a tutti.
- Gestione dei costi: non avere un budget rigido non significa ignorare le spese. Al contrario, la gestione dei costi può diventare un Key Result all’interno degli obiettivi, monitorando le spese in modo più dinamico.
- Controllo nell’esecuzione della strategia: gli OKR offrono un sistema per seguire l’avanzamento verso gli obiettivi strategici.
- Definizione degli obiettivi: con gli OKR, gli obiettivi sono chiari e condivisi, facilitando l’allineamento dell’intera organizzazione.
- Valutazione delle performance: gli OKR permettono una misurazione più accurata delle prestazioni basata su risultati tangibili.
- Bonus e ricompense: gli incentivi possono essere legati al raggiungimento degli OKR, motivando il team in modo più efficace.
- Ritmo: la frequente revisione degli OKR aiuta l’azienda ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti, migliorando la qualità del lavoro.
- Efficienza: focalizzandosi su obiettivi chiari, gli OKR migliorano l’efficienza operativa.
Come integrare Budgeting e OKR
Ecco alcuni consigli pratici per integrare gli OKR con il budgeting:
- Dedica più tempo agli OKR: sposta il 20% del tempo che normalmente impieghi per il budgeting verso la pianificazione degli OKR. Questo ti aiuterà a focalizzarti sugli obiettivi strategici.
- Incorpora il controllo dei costi negli OKR: ridurre il tempo dedicato al budget non significa perdere il controllo delle spese. Inserisci obiettivi di gestione dei costi nei tuoi OKR, allineandoli con la produttività.
- Passa dal budget al forecast: invece di fissare budget rigidi, utilizza previsioni finanziarie dinamiche. Gli OKR ti aiutano a raccogliere dati e identificare pattern di performance, permettendoti di prevedere i risultati con maggiore precisione e allocare le risorse quando necessario.
- Dai autonomia ai team nell’uso delle risorse: riduci la burocrazia e consenti alle persone di gestire tempo, talento e denaro in modo flessibile. Questo accelera le decisioni e aumenta l’efficienza.
- Considera le risorse finanziarie come dinamiche: verifica e riallinea frequentemente le disponibilità finanziarie con le esigenze dei team. Controlla i numeri regolarmente (settimanale, mensile, trimestrale) in base al ritmo di crescita.
- Affina le previsioni con gli OKR: misura il progresso verso gli obiettivi e analizza gli scostamenti. Questo migliora i processi e rende meno necessario il budgeting tradizionale.
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Dalle Note Strategiche precedenti
№86 Come far convivere Obiettivi di vendita e OKRs?
Per allineare gli obiettivi di vendita agli OKR senza creare confusione o pressione eccessiva, è utile adottare l’approccio “Committed First”. Questo metodo permette di fissare il target di vendita come un obiettivo minimo sicuro, lasciando spazio a performance più ambiziose che aiutino l’organizzazione a crescere, mantenendo allo stesso tempo sicurezza per i bonus legati ai risultati minimi stabiliti.
№91 Il budget che sta arrivando
I costi sono prevedibili e sotto controllo, mentre le entrate sono incerte e fuori dalla nostra sfera di decisione. Per migliorare la pianificazione, è più utile concentrarsi su metriche concrete legate alle azioni che possiamo controllare, anziché fare previsioni irrealistiche sui ricavi. Bisogna focalizzarsi sull’esecuzione della strategia, piuttosto che su stime difficili da mantenere, incentivando le azioni corrette e facendo continui aggiustamenti.
№158 B.U.D.G.E.T.
Il budget tradizionale può risultare inefficiente, troppo rigido e incentrato sui costi, piuttosto che favorire l’innovazione e la crescita. Per essere realmente utile, dovrebbe essere dinamico, permettendo di riallocare risorse rapidamente in base ai risultati ottenuti. Inoltre, il budget deve riflettere la strategia aziendale: se non ci sono fondi per le iniziative strategiche, quelle parole sono vuote.
