№ 198

Principi per un grande lavoro strategico nel 2025 – Parte 1

12:16 di lettura — Scopri come i micro-budget trasformano gestione finanziaria, talento e tempo. Impara a ottimizzare decisioni con il metodo "Me, You, We". Rendi il progresso visibile grazie a KPI e dati real-time.
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In breve:

  • Micro-budget: suddividi il budget in finanziario, del talento e del tempo per avere un controllo immediato sulle risorse e progettare con precisione il 2025.
  • Framework decisionali: adotta il metodo “Me, You, We” per semplificare le decisioni e distribuire le responsabilità in modo chiaro ed efficace.
  • Metriche in tempo reale: implementa strumenti come il KPI Book per monitorare i progressi e sostituire aspettative vaghe con dati concreti e accessibili.
  • Protezione delle priorità: riserva il tempo necessario agli obiettivi strategici, evitando di sacrificare il lungo termine per urgenze quotidiane.
  • Automazione dei processi: identifica attività ripetitive, crea SOP e utilizza strumenti come MAKE.com per liberare tempo e focalizzarti sulle priorità aziendali.

Il 2025 è appena iniziato e lo so che avresti voluto avere già pronta tutta la strategia del 2025 così da iniziare subito quel nuovo modo di lavorare che tanto desideravi mentre ti trascinavi nelle ultime call di fine anno.

La buona notizia è che sei ancora in tempo. In verità sei sempre in tempo per iniziare. Questa cosa che il 31/12 cade una ghigliottina che separa il vecchio anno dal nuovo deve finire. Ma è vero anche che prima inizi e prima vedrai gli effetti positivi del cambiamento.

Uno dei punti del Manifesto dei Coach di STRTGY è: “Goditi la sensazione di averlo già fatto”. Invece di procrastinare, immagina subito la sensazione di piacere ed energia che viene dal concludere l’attività, e fai di tutto per ottenerla!

Volevo rimandare la scrittura di questa Nota. Ho pensato a quanto ti sarebbe stata utile.

Non vuoi andare a correre? Pensa a quanto bene ti sei sentito l’ultima volta che sei tornato dal tuo giro.

Non vuoi chiamare quel cliente? Pensa alla soddisfazione di aver chiuso quel contratto.

Stai rimandando il lavoro sulla Strategia? Pensa a come ti sei sentito l’ultima volta che sei riuscito a vedere in modo così chiaro la direzione…

Ho raccolto qui 10 principi che stanno guidando il mio lavoro strategico e quello di dozzine di coach e aziende che hanno deciso di utilizzare i nostri strumenti. Questa nota è in due parti. 

Parte 1, nota #198:

  1. Micro-Budget
  2. Delega
  3. Misurazioni
  4. Zero compromessi
  5. Automazioni

Parte 2, #199 (in uscita il 20/1/25) :

  1. Sottrazione
  2. Competizione
  3. Energia personale
  4. Network
  5. Board esteso

Leggili con attenzione – anche più volte se necessario – e concediti il tempo tra le due note per implementare ciò che ti serve. 

Condividi questi appunti con chi sta affrontando con te le sfide strategiche. 

Usali per disegnare un percorso nel quale muoverti con velocità e senza attrito verso il tuo miglior anno di sempre.

E tienimi aggiornato sui tuoi progressi, ci tengo.

ALWAYS MAKE PROGRESS ⤴
Antonio

1 – Introduci 3 tipi di micro-budget

Non sono un grande fan del budget (ne ho già parlato qui, qui, qui e qui). Ma – se fatto bene – non posso negarne l’utilità. 

Il problema più grande del budget è che è così complicato e lungo da realizzare che rischia di rinforzare tutte le cattive abitudini invece di attivare il pensiero critico su come migliorare l’utilizzo delle risorse.

Il mio consiglio è di dedicarci meno tempo possibile, accettare la sua provvisorietà, ma revisionarlo frequentemente. 

Inoltre il budget a cui tutti pensano è quello finanziario, ma fermarsi a guardare l’azienda da quell’unica prospettiva, se pur importante, è limitante oltre che pericoloso. 

Ti invito per questo motivo a fare 3 tipi di budget, più piccoli, ma non per questo meno efficaci. Li chiameremo micro-budget.

Micro-Budget Finanziario

Utilizzalo per comprendere le necessità finanziarie più basiche dell’azienda e impostare di conseguenza i target minimi.

  1. Dividi il foglio in dodici colonne una per mese.
  2. Separa le righe in due grandi gruppi: costi e ricavi.
  3. Nei costi, basandoti sulle spese dell’anno appena concluso, inserisci ciò che puoi già prevedere come ad esempio quelli del personale, affitti e software.
  4. Nei ricavi, calcola quanto ti serve, mese per mese, non solo per coprire i costi, ma anche per sostenere la crescita –  e la marginalità – che desideri.

Già questo è sufficiente, credimi. Ma se desideri più precisione, ora hai le informazioni per capire quanti rinnovi e quanti nuovi clienti ti servono per raggiungere questi volumi e potrai finalmente farti la domanda regina della strategia: sto costruendo ciò che mi serve per creare l’impatto a cui ambisco?

Lascia da parte per un momento tutte le storie sugli obiettivi sfidanti (non stiamo parlando di OKR!) e fai in modo che il budget metta in evidenza quali sono le dimensioni di crescita sulle quali puoi contare il 90% di fiducia nel raggiungerle. In MAKE PROGRESS viene chiamato Committed Growth (puoi approfondire a pag. 128 del nostro manuale)

Micro-Budget del Talento

Molte strategie sono ineseguibili perché in azienda non ci sono ancora le competenze necessarie per fare ciò che si è immaginato. Mentre è molto facile stimare i costi, è molto più complicato stimare un budget del talento. Eppure sarebbe una forma di budget molto più utile, non trovi?

Revisiona i tuoi progetti strategici e cerca di capire se le persone accountable per ogni progetto hanno le competenze necessarie per farlo.

Nel budget finanziario, a seconda delle tue disponibilità dedica una percentuale alla formazione, al coaching o alla consulenza specializzata per acquisire le competenze che servono.

Assegna quelle risorse finanziarie alle persone accountable e –  come vedrai nel punto 2 – non aggiungere altri livelli di autorizzazione. Se sono progetti strategici, assicurati che ognuno abbia le risorse per farli al meglio.

Fai in modo che i responsabili siano autonomi in queste quattro attività:

  1. Hiring: decidere se e chi assumere (full-time, part-time, esterno)
  2. Firing: decidere se e chi licenziare
  3. Upskilling: decidere chi e come far evolvere
  4. Re-skilling:  decidere chi e come chi far cambiare

Micro-Budget del Tempo

Tutti dicono che il tempo è la risorsa più scarsa eppure è la meno progettata. Come mai?

Una delle attività a maggior impatto positivo che facciamo in STRTGY e con i nostri clienti è quello di progettare la settimana ideale.

In Google Calendar crea un nuovo calendario cliccando su + nella colonna di sinistra vicino alla voce “Altri calendari”.

Costruisci un calendario di appuntamenti che definiscono il ritmo dell’erogazione. Segna almeno queste tre aree importanti:

  1. No-meeting zone: lo spazio della giornata in cui sono vietati i meeting, anche quelli interni
  2. TOP3: lo spazio della giornata (di solito incluso nella no-meeting zone) dedicato al lavoro senza distrazioni sui 3 task più importanti collegati priorità aziendali. Questo è il momento per lavorare sugli OKR (se te lo stessi chiedendo!) 
  3. Team check-in: programma in anticipo i momenti di sincronizzazione con il team, in modo che tutti possano organizzare le proprie agende di conseguenza. Inserisci solo il minimo necessario come quelli per misurare il progresso sugli OKR.

Questo budget del tempo non indica cosa fare, ma quando fare le cose importanti. Saranno poi le persone a scegliere cosa fare in quei momenti. 

Se non progetti il tempo per le priorità, non potrai chiamarle tali.

Una volta completato, condividi questo calendario con tutto il team e chiedi di adeguare la propria agenda a quei blocchi di tempo. Questo è il primo passo per acquisire un nuovo ritmo organizzativo. 

2 – Ottimizza la delega e le decisioni

Uno dei principali colli di bottiglia in azienda sono le decisioni. C’è chi le accentra tutte su se stesso. C’è chi invece – credendo di creare una gerarchia più flat  che va tanto di moda – lascia tutti nell’incertezza ma è pronto a rimproverare se le cose non vanno oppure a prendersi i meriti quando funzionano. In entrambi i casi non va bene. Ecco un semplice framework che puoi seguire con il tuo team per risolvere questa disfunzione, si chiama Me, You, We.

Me, You, We 

Quando c’è da analizzare il comportamento delle persone serve a poco rinchiudersi in una stanza con degli snack per fare un workshop perché i risultati saranno parziali e probabilmente influenzati dal facilitatore (soprattutto se interno). Piuttosto segui questa buona pratica:

  1. Crea un foglio in qualsiasi sistema preferisci suddiviso in 3 colonne: me, you, we
  2. Ogni volta che viene presa una decisione ognuno deve aggiungere la decisione nella colonna che indica il livello
  3. Fissate un breve incontro mensile per revisionare questa lista.

Ecco un esempio:

  1. Decisione Me: livello personale.

Es: Devi acquistare un biglietto per un evento di formazione da €100 o attivare una trial da $12/mese

Sono decisioni che chiunque può prendere da solo senza bisogno di approvazione. Si può fissare un principio che tutte le spese entro una certa cifra mensile non devono essere autorizzate. È un pò come quando i genitori danno la paghetta, a volte sono sorpreso da come manchi anche solo questo minimo livello di fiducia.

  1. Decisione You: livello superiore

Es: devi allocare il budget, decidere se collaborare con un partner o assumere un nuovo collega 

Queste decisioni richiedono un livello di seniority più alto o sono decisioni che prendi come responsabile, dopo aver valutato la situazione. Probabilmente le persone a contatto con il cliente o il partner vedono la necessità di prendere la decisione e devono conoscere il processo per farsi approvare le risorse. 

  1. Decisione We: livello insieme

Es: lanciare un nuovo prodotto o aprire un nuovo mercato. 

Queste decisioni hanno conseguenze importanti e richiedono confronto e cooperazione. Trattare le decisioni a questo livello come decisioni Me è spesso il motivo per cui molte scelte che hanno l’etichetta “strategica” vengono percepite come calate dall’alto. Deve essere chiaro quando e quale è il momento giusto per parlarne così come devono essere le modalità di partecipazione.

Questo semplice esercizio, condotto su un lasso di tempo sufficientemente lungo, ti permette di mappare a costo zero le tipologie di decisioni che vengono prese in azienda e di ridistribuire il potere adeguatamente.

3 – Rendi il progresso (o la sua assenza) visibile

Se sei qui da un po di tempo, o hai iniziato a seguire STRTGY da poco ti sarai accorto quanto sono importanti i numeri. Quello che vogliamo risolvere qui è spostarsi da uno stile di leadership che io chiamo “management by expectation” a uno che chiama “management by real time numbers”

Managing by Expectation

Gestire “aspettandosi il meglio” significa avere grandi aspettative senza comunicarle chiaramente a chi deve realizzarle. È come iniziare un viaggio senza mappa: si presume che chi guida sappia dove andare, ma nessuno ha spiegato la meta o il percorso. Delegare senza chiarezza porta spesso a risultati deludenti, e la colpa viene attribuita agli altri, invece di riconoscere che il problema è la mancanza di istruzioni precise.

Managing by Real-Time Numbers™

Questo approccio si basa su dati aggiornati per garantire chiarezza e trasparenza. Definendo metriche precise e accessibili, è possibile monitorare i progressi in tempo reale. Non si vive più di aspettative, ma si prendono decisioni basate su numeri concreti. In questo modo, il team lavora con autonomia e motivazione, sapendo esattamente cosa fare e quali risultati raggiungere.

Uno strumento chiave per questo approccio è il KPI Book, che aiuta a organizzare e monitorare i KPI di ogni team, assegnando responsabilità chiare. Inoltre, supporta la costruzione di dashboard più efficaci, superando le difficoltà comuni di visualizzazione e gestione delle metriche. Integrato nel metodo MAKE PROGRESS, il KPI Book offre focus e struttura per eliminare l’ambiguità dalle conversazioni, guidare il miglioramento continuo e raggiungere gli obiettivi strategici.

4 – Priorità senza compromessi

Quando gli OKR falliscono non succede, sorprendentemente, a causa della difficoltà di definirli o eseguirli, ma a causa del fatto che, una volta impostati, i team continuano a essere travolti da una valanga di attività impreviste che non contribuiscono minimamente agli obiettivi strategici. 

La verità è che le persone desiderano rimanere concentrate su ciò che è importante per loro, senza interruzioni. Eppure, in molte organizzazioni, la cultura dell’urgenza prevale su quella della priorità, e ogni distrazione viene trattata come inevitabile.

Molte di queste attività non sono davvero urgenti, ma solo rumore che distrae. E più accettiamo di cedere a queste interruzioni, più insegniamo agli altri che il nostro tempo è flessibile e disponibile per tutto, tranne che per ciò che conta davvero.

Il mio invito è: non accettare compromessi sulla qualità del tuo lavoro. Proteggi il tempo dedicato alle priorità strategiche. Non è solo una buona pratica, è un atto di leadership. Ogni volta che permetti a un compito non pianificato di invadere il tuo focus, stai scegliendo di sacrificare il tuo impatto a lungo termine per un risultato immediato e spesso irrilevante.

Sulla quarta di copertina di MAKE PROGRESS c’è una frase che incarna questo principio: “Se gli OKR servono a definire le priorità, allora sono una priorità essi stessi.” Trattali con lo stesso rispetto e disciplina che riserveresti ai tuoi progetti personali più critici. 

Le persone vogliono sentirsi libere di concentrarsi su ciò che conta davvero. Dare loro questa possibilità non è solo un miglioramento organizzativo, ma un gesto di rispetto verso il loro talento e il loro potenziale. Non tutto può essere urgente, ma ogni obiettivo strategico merita di essere protetto.

5 – Automatizza il ripetibile

In ogni azienda, le attività ripetitive rappresentano un buco nero che risucchia tempo e motivazione. Automatizzando questi compiti, non si tratta solo di migliorare l’efficienza, ma di restituire al tuo team la possibilità di concentrarsi su ciò che davvero conta, sia per la loro crescita professionale che per il valore strategico dell’azienda.

Un business resiliente non si basa sulle persone, ma su processi stabili e ben documentati che possono essere replicati e ottimizzati nel tempo. Il costo di mantenere attive automazioni è infinitamente più basso rispetto all’impiego di una risorsa full-time per svolgere lo stesso lavoro manuale. Strumenti come MAKE.com  ti consentono di costruire flussi di lavoro che funzionano senza interruzioni, garantendo efficienza e affidabilità.

Un elemento chiave per massimizzare i vantaggi è costruire librerie di SOP (Standard Operating Procedures) che possono essere ulteriormente arricchite con prompt specifici per l’AI, accelerare l’esecuzione di compiti dinamici come report, analisi o comunicazioni personalizzate. Non solo riducono il carico operativo, ma aumentano la qualità e la consistenza delle attività.

Automatizzare significa creare un sistema che lavora in background, permettendo alle persone di spostare il loro focus verso obiettivi più elevati, come innovare, crescere e costruire un impatto duraturo. Non è solo una questione di tecnologia, ma di costruire un’organizzazione in cui i processi sostengono il progresso e le persone possano dedicarsi a ciò che dà significato alla loro carriera.

Ecco un semplice processo che puoi attivare già oggi:

  1. Osserva e annota: come per il punto 2 – dedica una settimana a osservare le attività ripetitive che svolgi regolarmente. Ogni volta che realizzi di fare la stessa cosa due volte, prendi nota e scrivi i passaggi principali.
  2. Valuta la ripetitività: quando ti accorgi di seguire la stessa procedura almeno 10 volte senza modificarla, è il momento di considerare seriamente l’automazione.
  3. Documenta il processo: trasforma gli step in una SOP chiara e semplice da seguire, e usala ogni volta che esegui la stessa operazione aggiornadola fino a quando sarà esaustiva. .
  4. Scegli lo strumento giusto: esplora piattaforme come MAKE.com per costruire un’automazione che esegua la procedura in modo costante e senza errori.
  5. Monitora e migliora: Una volta attivata l’automazione, controlla periodicamente il processo per assicurarti che funzioni correttamente e apporta eventuali ottimizzazioni.

Dal 6 al 10

Ti è stato utile fino qui? Scrivimi semplicemente rispondendo a qualsiasi email che hai ricevuto da STRTGY. 

Non perdere la prossima nota per completare la lista.

ALWAYS MAKE PROGRESS ⤴

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