Benvenuto nel Q4, il quarter nel quale ciò che è fatto, è fatto.
Questi ultimi 3 mesi di lavoro segnano lo sprint finale per molti team che devono materializzare i propri risultati in forte accelerazione. Chi è in questa situazione ha bisogno di due sole cose:
1 – rimanere concentrato, insieme al proprio team su una manciata di priorità,
2 – concluderle.
Ho preparato per te uno strumento, che puoi scaricare e utilizzare, già al termine della lettura di questa breve guida.
Si chiama Team Focus Planner. È una versione semplificata di uno degli strumenti che compone il l’OKR Toolkit di MAKE PROGRESS®, l’unico sistema di crescita aziendale certificato basato sull’accelerazione della crescita e sull’utilizzo degli OKR.
Questa versione può essere utilizzata da chiunque, anche se non ha adottato il nostro Metodo o gli OKR.
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Come utilizzare il Team Focus Planner
Step 1 – Ottieni il template
Visita questa pagina per richiedere il template. Riceverai via email un link che creerà in automatico una copia nel tuo Google Drive. Salva la mail in un posto sicuro così potrai creare un nuovo documento per ogni ciclo di lavoro.
Nel foglio “Istruzioni”, nella cella “Inizio” dovrai specificare il primo lunedì nel quale inizierai a utilizzare questo strumento. Qui troverai una check-list addizionale direttamente dalle nostre procedure.
Step 2 – Un foglio per team, ogni 30 giorni
Il foglio dove si svolgerà l’azione è quello chiamato [Team]. Crea delle copie e rinominale. In ogni foglio devi inserire il nome del Team Leader. Ricordati di condividere con ognuno di loro questo documento.
In automatico verranno compilate anche le date per i prossimi 30 giorni. Al termine del ciclo di lavoro, creane uno nuovo e ripeti gli step fino a qui. Ti aiuterà ad evitare che il foglio diventi caotico e soprattutto ti costringerà a fermarti e a riflettere sul lavoro.
Step 3 – Non più di 3
Lo strumento si basa sul concetto che se tutti i team si concentrassero su solo 3 attività importanti al giorno, concludendole, ci sarebbe un innegabile accelerazione nell’esecuzione della strategia. Sei d’accordo?
Fissa un appuntamento ricorrente nel calendario tuo e di ogni team leader di massimo 15 minuti all’inizio della giornata. In questo micro-check-in ognuno dovrà inserire i 3 task più importanti della giornata, quelli che si impegna a portare a termine.
È un’attività che può essere condotta anche in asincrono, non è importante incontrarsi fisicamente, dipende dalla maturità e dalla cultura dei team. L’importante è prendere un impegno con se stessi e con i colleghi.
Sei i task ti sembrano fumosi, poco chiari o banali, ti invito a leggere questa nota, è una pietra miliare delle newsletter di STRTGY:
| №61 Come utilizzare i Micro OKR Riscrivendo i task come piccoli OKR, si migliora la comprensione e la qualità del lavoro, l’esecuzione e l’impatto del team. Questo metodo aiuta i team a ragionare per obiettivi, eliminando confusione e facilitando la delega e la responsabilità. Può essere considerato il primo passo per educare i team all’adozione della metodologia. |
Step 4 – Connessioni, non giustificazioni
Si può considerare strategica un’attività che è connessa alla strategia e non semplicemente alla sensazione che questa sia importante, altrimenti la parola “strategica” diventa la giustificazione per ottenere le risorse per lavorare a quel progetto. Ma in un sistema a risorse finite, il rischio di sottrarle a qualcosa di più importante è altissimo.
Una regola da adottare quando si usa il Team Focus Planner è che ogni priorità deve essere collegato ad almeno un elemento della strategia.
Ho previsto due modelli di allineamento, che per chi implementa MAKE PROGRESS potrebbero essere usati in contemporanea per una maggior efficacia:
1 – l’allineamento con i sistemi aziendali
2 – l’allineamento con gli ingranaggi della Growth Machine
In alternativa puoi utilizzare i tuoi pilastri strategici come meccanismo di allineamento.
Puoi cambiare le impostazioni nel foglio “Utility”.
Se vuoi approfondire la relazione tra Team e Sistemi aziendali puoi leggere questa nota:
| № 180 – La potenza dei Sistemi Aziendali per crescere più velocemente (più 10 KPI da misurare subito) Lavorare per Sistemi anziché per Team aumenta l’efficienza, la stabilità e la velocità decisionale. I Sistemi aziendali chiave includono Awareness, Lead Generation, Sales, Operations, e altri. Ogni sistema ha una metrica fondamentale da monitorare, come il Total Organic Reach per l’Awareness o il Tasso di crescita del fatturato per il Finance. Questi KPI migliorano l’esecuzione strategica e permettono una crescita più rapida e sostenibile. |
Step 5 – Ritmo rapido
Al termine di ogni giornata, torna su questo foglio per segnare come completate le priorità che tu e il tuo team sarete riusciti a raggiungere. Se possibile compilare le note con informazioni utili a comprendere lo stato di avanzamento.
Le priorità non concluse vengono riscritte subito nel giorno seguente, in questo modo si eviterà di aggiungere altra carne al fuoco. Ti invito a evitare caldamente di lasciare attività in sospeso che si accumulerebbero senza possibilità di auto estinguersi senza la tua attenzione.
Ricorda che questo documento non è un sostituto del tuo backlog, ovunque esso sia – su Trello, Notion, Click Up, Asana, Jira…
Questo è uno strumento per filtrare le attività che non è possibile fallire.
I team più affiatati potrebbero incontrarsi un micro-check-in, come quello iniziale, per concludere la giornata e riallineare le priorità, soprattutto quelle cross-funzionali.
Segnare l’appuntamento nel calendario di tutti funzionerà da sveglia.
Step 6 – Rimozione dei Roadblock
È inevitabile che nell’esecuzione del lavoro i team incontrino degli ostacoli.
Ciò che non è accettabile è che gli ostacoli rimangano irrisolti e bloccare i progressi per i colleghi, soprattutto quando è importante andare veloci.
La prossima volta che qualcuno è bloccato nell’esecuzione di un’attività invitalo ad accedere a questo file e a descrivere non solo il problema nei dettagli, ma anche a proporre una soluzione.
In questo modo, durante la prossima review non avrai soltanto una lista di problemi sul tuo tavolo, ma una lista di potenziali soluzioni. Un bel cambiamento non trovi?
L’eliminazione dei Roadblock è un elemento importantissimo del Metodo MAKE PROGRESS, e porta numerosi benefici, tutti descritti nel nostro manuale. Chi usa i nostri strumenti ne è entusiasta; in questo commento tra CEO, ne veniva suggerito l’utilizzo.
Come individuare le priorità
Qualsiasi strumento di project management come questo è inefficace senza aver prima individuato le attività con un efficace sistema di prioritizzazione.
Chi utilizza MAKE PROGRESS è avvantaggiato perché in ogni momento può comprendere la propria posizione sulla mappa strategica grazie a numeri e obiettivi e di conseguenza connettere le attività agli elementi più importanti del proprio business: gli ingranaggi della propria meccanica della crescita.
Dove approfondire questi concetti? Ti invito a leggere Il Playbook per unire OKR e Growth per un bignami che ti aiuterà comprendere i concetti chiave di MAKE PROGRESS.
Non hai ancora adottato MAKE PROGRESS? No problem!
Ho selezionato dal nostro archivio 2 Note strategiche che affrontano il tema della prioritizzazione da tre angolazioni differenti. Accomodati pure.
| №81 The September Checklist Per affrontare settembre con ordine e concentrazione, segui il principio “Follow the money” focalizzandoti su cinque aree: clienti attuali, clienti futuri, prodotti, processi e persone. Prioritizza ciò che genera risultati e ottimizza le risorse. |
| №151 Entrare in Execution Mode Le aziende di successo attraversano un ciclo virtuoso chiamato “Progress Loop”, che include le modalità di apprendimento, generazione di nuove idee, pianificazione ed esecuzione. Questo approccio garantisce progressi costanti, uscendo per sempre da un ciclo negativo di reattività e sopravvivenza. L’esecuzione efficace richiede disciplina e l’uso di strumenti come gli OKR, permettendo ai team di focalizzarsi sull’azione concreta e ottimizzare i risultati. |
Cosa portare in ufficio TL;DR:
- Mantenere il focus: concentra te stesso e il tuo team su poche priorità chiave per massimizzare l’efficacia nel periodo finale dell’anno.
- Utilizzare il Team Focus Planner: sfrutta questo strumento per organizzare e gestire le attività quotidiane del team, garantendo che le priorità vengano completate.
- Implementare i micro-OKR: trasforma i task giornalieri in obiettivi misurabili e chiari per migliorare la qualità e l’esecuzione del lavoro.
- Allineare le attività alla strategia aziendale: assicurati che ogni priorità sia connessa direttamente agli obiettivi strategici per evitare dispersioni di risorse.
- Rimuovere i blocchi operativi: affronta e risolvi velocemente gli ostacoli che bloccano l’operatività del team, promuovendo una cultura di problem-solving.
- Gestire le priorità strategiche: utilizza un sistema di prioritizzazione efficace per identificare e portare a termine le attività che più influenzano la crescita aziendale.
