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№ 151

Entrare in Execution Mode

6:26 di lettura — Le 6 modalità operative di ogni business. Il Progress Loop spiegato semplice. Cosa succede quando manca il Progresso
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Hey, buon lunedì,
È bello ritrovarsi nella newsletter che stavi aspettando, grazie per essere qui.

Mi sono preso una bella pausa dall’ultima email che hai ricevuto. Una pausa necessaria per godermi come tutti del meritato riposo, e fondamentale per creare lo spazio per lavorare alla strategia di STRTGY e sviluppare i nuovi progetti che vedrai nei prossimi mesi.

Le attività sono riprese già da qualche settimana ma solo ora trovo il tempo di sedermi alla scrivania di casa per scriverti queste parole. Seguimi su LinkedIn per recuperare le notizie che potresti aver perso.

In questa nota voglio parlarti del momento che aspetto con trepidante attesa ogni quadrimestre… il momento nel quale sia il mio team che i membri della community che lavorano con STRTGY entrano in execution mode

Ecco come farlo anche tu.  

Le 6 modalità operative di ogni business

Ho individuato 6 modalità operative. Due di queste sono dannose per la qualità del lavoro, detrimentali per la cultura aziendale e per i risultati stessi.

I team più sani sono in grado di passare con disciplina da una modalità all’altra formando il Progress Loop: un circolo virtuoso nel quale è possibile prendere controllo sui risultati. Gli altri rimangono incastrati nelle loro disfunzioni. 

Progress Loop

  1. Modalità di apprendimento
  2. Modalità generativa
  3. Modalità di pianificazione
  4. Modalità di esecuzione

Disfunzioni

  1. Modalità reattiva
  2. Modalità di sopravvivenza

Il Progress Loop spiegato semplice

Modalità di apprendimento

È la modalità nella quale si forma la conoscenza attraverso la raccolta di informazioni interne ed esterne all’azienda. Si interrogano i dati, il mercato, si analizzano i risultati degli esperimenti e, più importante di tutto, si misurano i progressi nell’esecuzione strategia. 

Si può essere in modalità di apprendimento anche se si è partiti ieri, tuttavia molte aziende non si sono mai strutture per questo.

Attenzione! È facile confondere questa modalità con i classici momenti di analisi finanziaria e fiscale nel quale, per legge, tutti i numeri devono essere depositati nei libri contabili. Se fai fatica ad estrarre i numeri dai sistemi aziendali e, nel momento della lettura, è troppo tardi per intervenire, continua a leggere…

I team che utilizzano il sistema di crescita Make Progress con gli OKR entrano in learning mode ogni settimana con una serie strutturata di meeting, agende specifiche e una precisa modalità di condivisione degli apprendimenti, inoltre, riducono il numero di meeting spontanei e superflui.

  1. Weekly Check-in → misurano i progressi sugli obiettivi e sulle metriche fondamentali 
  2. Monthly Check-in → intervengono sugli ostacoli e distribuiscono le risorse.

Modalità generativa

È la modalità nella quale si concretizza la conoscenza in asset tangibili. Si generano soluzioni, esperimenti, progetti, innovazioni.

È vero, tutti abbiamo idee in qualsiasi momento della giornata, e non è possibile comportarsi come dei robot che o eseguono oppure immaginano. Il problema è che queste idee fanno fatica ad emergere, soprattutto quando arrivano dai livelli più operativi, e per questo, probabilmente più interessanti. È una questione di seniority, ruolo, educazione e cultura aziendale.

È anche vero però che tutti i leader si lamentano della proattività dei propri collaboratori e preferirebbero guidare i famosi “self managed team” ovvero team capaci di autogestirsi e portare nel mondo reale risultati e innovazioni in completa autonomia. Allora perché la componente generativa viene relegata a ruoli apicali come l’amministratore, i leader e in generale alle etichette Director, Creative, Strategy… ?

Se lasciamo da parte l’intrattenimento programmato come workshop aziendali e hackathon interni che hanno ampiamente dimostrato di essere inefficaci, qual è il processo grazie al quale le buone idee emergono in superficie sotto forma di esperimenti e numeri?

Con Make Progress i team entrano regolarmente in modalità generativa promuovendo autonomia, auto-allineamento e cooperazione. Ecco tre momenti chiave:

  1. Fase Bottom Up → i team propongono e negoziano i propri OKR
  2. Roadblock Log (ogni giorno) → i team registrano gli ostacoli in uno spazio condiviso, ma possono farlo a patto che propongano una soluzione che viene sistematicamente presa in considerazione, by design, dagli owner degli OKR impattati.
  3. Strategy Refresh (ogni fine ciclo) → la strategia viene aggiornata sulla base dei risultati precedenti

Modalità di pianificazione

È la modalità nella quale si decide in che modo utilizzare la risorsa più preziosa di tutte: il tempo. Le decisioni prese nelle modalità precedenti qui si trasformano in attività e trovano sequenze e scadenze.

La pianificazione è legata a doppio nodo con il concetto di produttività. Si può essere molto impegnati ma non produttivi se si investe il tempo nelle attività sbagliate.

La maggior parte delle routine di pianificazione avviene seguendo una regola semplice quanto fuorviante: ordinare i task secondo la scadenza più vicina. Raramente funziona. Inoltre in questo contesto tutte le pratiche agili hanno poco senso di esistere.

In Make Progress con gli OKR i team diventano presto confidenti con un concetto nuovo e potente: il backlog liquido. Le attività non sono più prioritizzate per scadenza (dove non strettamente necessario, come nei team amministrativi o legati SLA) ma per impatto.

I team guardano gli OKR come i marinai guardano le stelle e aggiornano – autonomamente – la rotta.

Modalità di esecuzione

Immagina di avere le idee chiare sul perché, sul cosa e sul quando lavorare alle attività che ti aspettano nel backlog

Senza interruzioni. 

Con attenzione e intenzionalità. 

Con ordine e senso di progresso.

Questo è il momento che attendo  con trepidante attesa ogni quadrimestre. Il momento in cui il nuovo ciclo di OKR passa da OPEN a IN PROGRESS. È una piccola ma significativa cerimonia che segna l’ingresso nell’execution mode

Da questo momento ogni team è concentrato nell’eseguire ciò che ha contribuito a creare.

È questo il focus che gli OKR promettono.

Passare con disciplina da una modalità all’altra permette di ridurre gli switching cost, ovvero i costi nascosti del muoversi schizofrenicamente da una modalità operativa all’altra.

Il programma di implementazione Make Progress con gli OKR è costruito per estendere ed accelerare la modalità di esecuzione ottimizzando le altre modalità di lavoro grazie a un sistema fatto di strumenti semplici, routine e abitudini. 

Cosa succede quando manca il Progresso?

Modalità reattiva

I team entrano in modalità reattiva quando manca la capacità di entrare adeguatamente in modalità apprendimento e di pianificazione.

I leader sono iper-generativi e i team inseguono le priorità che sentono importanti. La gerarchia prevale sulla strategia.

È facile aggiungere nuovi progetti alla lista ma non esistono metriche per valutarli, di conseguenza nessuno si prende la responsabilità di ridistribuire tempo e risorse e di dismettere ciò che non funziona.

Si innesca un circolo vizioso nel quale i team sono sistematicamente in ritardo, e senza la formalizzazione della conoscenza in processi condivisi e playbook, il tempo viene speso a spegnere gli incendi invece che a prevenirli.

Modalità di sopravvivenza

I team entrano in modalità di sopravvivenza quando l’intera organizzazione è impegnata in attività esecutive senza meccanismi di apprendimento, delega e pianificazione.

Non si conosce cosa funziona e cosa no. Tutto sembra importante. Non esistono priorità perché non esiste una strategia. I numeri sono usati come strumento di controllo personale. La burocrazia sostituisce le procedure. L’acquisizione di nuovi clienti dipende per la parte più grande dal personal network di pochi dirigenti.

Non c’è tempo per innovare. Non c’è tempo per crescere.

Stress, giornate infinite, burnout.

Entra nel Progress Loop

Sta per iniziare il quadrimestre più importante dell’anno e se ti sei riconosciuto in una di queste due modalità disfunzionali, sappi che ho preparato qualcosa che potrebbe interessarti.

Vorrei darti gli strumenti per evitare in tutti i modi di ritrovarti a lavorare in modalità reattiva o – peggio ancora – in modalità di sopravvivenza. 

Ho preparato un incontro dal vivo: giovedì 21 settembre dalle ore 12:00.

Se sei l’amministratore, un dirigente o un manager, di un’azienda tra i 5 e 50 dipendenti e pensi sia arrivato il momento di cambiare modalità operativa, considerati ufficialmente invitato ad approfondire LIVE i contenuti di questa newsletter. Oppure gira questo invito a chi dovrebbe partecipare.

Mostrerò come utilizzare gli strumenti di Make Progress con gli OKR per entrare nel Progress Loop e lascerò spazio per un’approfondita sessione di domande e risposte.

Ti aspetto per continuare questa importante conversazione,

ALWAYS MAKE PROGRESS ⤴

Non perdere le prossime Note. Ogni lunedì alle 7:00. Gratis.

Strumenti e framework per sbloccare l’innovazione in azienda e applicare praticamente Design Thinking, Blue Ocean Strategy, JTBD e OKRs.  


14 Marzo 2024, 18:00

Prossima tappa: Padova

26 Febbraio 2024, 12:00

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