La potenza dei Sistemi Aziendali per crescere in modo più efficiente (più 10 KPI da misurare subito)

In sintesi

• Organizzare il lavoro in Sistemi porta benefici maggiori che organizzarlo per Team
• I team sono costituiti da individui con competenze simili, sono verticali e per questo con ridotta visibilità generale.
• I sistemi uniscono competenze diverse per un obiettivo comune, garantiscono efficienza e standard elevati.
• I sistemi evitano squilibri di carico di lavoro, assicurano stabilità nei risultati e decisioni rapide.
• I sistemi aziendali chiave includono Awareness, Lead Generation, Vendite, Operations, Fulfillment, Return/Upsell/Refer, Finance, HR, Product Design e IT.
• 10 metriche efficaci, una per ogni sistema, da usare nei tuoi OKR.

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Cos’è un Sistema Aziendale?

In inglese si dice “Teamwork makes the dream work” ma ciò è vero fin quando non si sperimentano le potenzialità di avere Sistemi Aziendali ben progettati nel proprio business invece di team con perimetri ben definiti.

Un sistema aziendale è un componente strategico dell’azienda, interconnesso con altri, progettato per raggiungere obiettivi specifici in modo efficiente e coerente.

Per componente intendo un insieme di Persone, Processi, Strumenti, Progetti e soprattutto Metriche. Un Sistema per esistere deve avere la sua rappresentazione nel modo di lavorare.

Tante aziende fanno affidamento solo al talento e alla motivazione dei propri team e questo le rende fragili.

I sistemi aziendali sono contenitori di principi, pratiche e procedure applicate a specifiche attività per ottenere risultati specifici. Offrono diversi vantaggi:

• Maggiore efficienza grazie all’automazione delle attività di routine e ripetitive, con conseguente risparmio di tempo e denaro.
• Risultati stabili grazie alla garanzia che i compiti vengano svolti ogni volta nello stesso modo.
• Aspettative chiare per il personale per quanto riguarda il comportamento e i risultati.
• Crescita più rapida grazie al miglioramento dell’efficienza e della produttività.
• Replicabilità di ciò che funziona per altre linee di business o addirittura altre aziende in mercati differenti ma con lo stesso modello di business (questa è la mia preferita).
• Semplificazione dei processi grazie all’identificazione e all’eliminazione dei passaggi inutili o della doppia manipolazione.
• Controllo senza micromanagement, monitorando gli aspetti chiave attraverso metriche facilmente individuabili

Perché è meglio lavorare in Sistemi che in Team?

Un team è composto in genere da individui con competenze simili. Ogni componente è forte nella propria area, ma la loro attenzione tende a essere ristretta. È come mettere insieme una stanza piena di falegnami, tutti eccellenti nel piantare chiodi, ma privi della visione complessiva per costruire una casa. Lavorano, ma non si muovono necessariamente verso un obiettivo unitario, ma per nutrire la  propria passione.

Un sistema coinvolge un gruppo eterogeneo di persone, ognuna delle quali apporta competenze diverse, ma tutte unite da un obiettivo comune. È più simile a una troupe di produzione cinematografica, dove registi, attori e operatori di ripresa collaborano per creare una particolare sequenza del film. Le competenze di ciascuno contribuiscono al prodotto finale, assicurando che sia realizzato in modo efficiente e che soddisfi standard elevati. Il sistema integra questi diversi talenti per raggiungere un obiettivo collettivo in modo efficiente ed efficace.

Prima di tutto, affrontiamo il tema di avere un’equa distribuzione di impegno. In un team tradizionale, gli squilibri del carico di lavoro sono comuni. Spesso alcuni individui si fanno carico del peso, mentre altri contribuiscono in minima parte, causando frustrazione e inefficienza. Un sistema ben strutturato, invece, delinea ruoli e responsabilità specifici. Ognuno conosce il proprio ruolo e la responsabilità è integrata nel processo. In questo modo si garantisce che ogni collaboratore faccia la sua parte e aggiunga valore in modo coerente.

La consistenza del risultato è un altro fattore critico per ogni business. Soprattutto se il turnover è alto, i membri vanno e vengono, apportando diversi livelli di competenze e motivazioni. Questo flusso può interrompere il progresso sui progetti e la stabilità dei risultati. Al contrario, un sistema rimane stabile. È progettato per funzionare indipendentemente dai cambiamenti del personale, garantendo il rispetto dei processi e il raggiungimento degli obiettivi in modo coerente.

C’è poi la questione della velocità. I team possono impantanarsi in discussioni e dibattiti senza fine, rallentando il processo decisionale e l’esecuzione perché sono innamorati della propria professionalità. Un sistema, con procedure chiare e fasi definite, elimina le dibattiti inutili. È come seguire un GPS: non c’è bisogno di discutere sulle indicazioni, basta seguire il percorso e raggiungere la destinazione nei tempi e nei costi.

Infine, considera la capacità di miglioramento costante. Individuare i problemi all’interno di un team può essere difficile, perché i metodi e gli approcci individuali variano notevolmente. In un sistema, invece, le inefficienze sono più facili da individuare. I processi standardizzati rendono chiari i punti in cui è necessario apportare modifiche, consentendo un miglioramento e un’ottimizzazione continui, proprio come la messa a punto di un motore. È più facile essere meccanici che giudici.

È la forza di un sistema che guida veramente il successo. I sistemi portano equità, coerenza, velocità e capacità di miglioramento continuo. Uno delle prime importanti evoluzioni positive che avviene con i team che lavorano con STRTGY all’interno del programma di accelerazione strategica MAKE PROGRESS è la costruzione di sistemi solidi che sfruttino le forze collettive delle persone, muovendosi dal concetto di collaborazione tipo dei team, a quello di cooperazione, naturale per chi lavora in un sistema.

Quali sono i sistemi principali di un’azienda?

Parliamo dei sistemi più importanti di cui ogni azienda ha bisogno. Ora, so cosa starai pensando: “I team sono tutto!”. Ma la realtà è questa: senza sistemi solidi, anche i migliori team non possono fare molto. I sistemi sono la spina dorsale dell’azienda. Portano ordine, efficienza e coerenza. Nel mio libro MAKE PROGRESS con gli OKR approfondisco questo argomento, ma vorrei darti un’istantanea.

Il primo è il sistema di Awareness. Questo sistema è il megafono che dice al mondo che un prodotto esiste e quale problema risolve. Senza questo, è davvero difficile che qualcuno entri in contatto con il tuo fantastico prodotto o servizio se non per sbaglio. Se le persone non ti conoscono, risolveranno il proprio problema con un competitor. Un solido sistema di awareness e fatto di PR, pubblicità e social media e qualsiasi cosa amplifichi la superficie di contatto con il pubblico.

Poi c’è la Lead Generation. Una volta che le persone sanno di te, devi catturare il loro interesse trasformando uno sconosciuto in un qualcuno che abbiamo un nome, un cognome e soprattutto un contatto. Questo sistema raccoglie i potenziali clienti che potrebbero essere interessati a ciò che offri. Immagina di avere uno schedario sul quale registrare le persone che alzano la mano e vogliono sapere di più. Più efficiente è il tuo sistema di lead generation, più potenziali clienti avrai nella tua pipeline.

Poi c’è la vendita. Ora che hai dei lead, dovete convertirli in clienti paganti. Questo sistema è il tuo sales engine. Prende i contatti e li trasforma in contratti firmati e quindi in soldi. Un sistema di vendita debole significa che stai lasciando soldi sul tavolo e persone deluse. Assicurati che il tuo processo di vendita sia fluido, persuasivo e incentrato sul cliente sul progresso che desiderano ottenere.

Le Operation sono il prossimo sistema chiave. È qui che avviene la magia. È il modo in cui si crea ordine clienti che non vedono l’ora di ottenere risultati e il tuo team. Se le vostre operations sono un disastro, non importa quante vendite farai. Ti ritroverai con clienti insoddisfatti e risorse sprecate. 

Una volta definite le operations, avrai bisogno di un sistema per gestire il fulfillment  ovvero l’erogazione del prodotto o del servizio. È qui che si mantengono le promesse. Un sistema di fulfillment garantisce la ripetizione dell’attività agli standard a cui aspiri,  la soddisfazione dei clienti e soprattutto alta marginalità.

Un altro sistema critico – e spesso sottovalutato – è il quello di Return/Upsell/Refer. La prima vendita è solo l’inizio di tutto. Questo sistema gestisce che i clienti comprino il prossimo prodotto o servizio solo quando sono pronti per farlo. Si tratta di prolungare la relazione e di massimizzare il customer lifetime value. Un buon sistema di restituzione/vendita/riferimento trasforma gli acquirenti di una sola volta in fedeli sostenitori.

Parliamo poi di Finance. Questo sistema tiene traccia del denaro, di quello che entra e di quello che esce. È essenziale per distribuire le risorse e garantire la redditività. Consente di tenere i libri contabili in ordine, di gestire il flusso di cassa e di pianificare il futuro.

Anche il sistema HR (Human Resources) è fondamentale. Questo sistema gestisce la vostra risorsa più importante: le persone. Garantisce la presenza del team giusto e della qualità delle competenze al suo interno. Dipendenti felici, motiviati e ben formati sono più produttivi e contribuiscono maggiormente al successo dell’azienda.

Il Product Design è un altro sistema chiave. È qui che si sviluppano nuovi prodotti o si migliorano quelli esistenti. Si tratta di innovare di stare davanti alla concorrenza. Un buon sistema di progettazione del prodotto mantiene l’offerta rilevante nel tempo perché anticipa i bisogni dei clienti.

Infine, c’è la IT (Information Technology). Ogni azienda è prima di tutto un’azienda di software. Questo sistema supporta tutti gli altri sistemi, garantendone il funzionamento regolare e sicuro. Dalla gestione dei dati alla sicurezza informatica, dall’integrazione all’automazione, il sistema IT fornisce a tutti gli strumenti per lavorare.

Questi sono i sistemi di base, ma potrebbero essercene altri a seconda del modello aziendale. La struttura e la sequenza di questi sistemi possono variare, ma l’essenza rimane la stessa. 

In MAKE PROGRESS con gli OKR, esploro questi sistemi in dettaglio, mostro come implementarli in modo efficace e dei concetti più sofisticati per acquisire una mentalità da System Designer.

La metrica più importante per ogni sistema

Ho raccolto 10 metriche efficaci, ma sottoutilizzate, che i migliori team con cui lavoro utilizzano nei loro OKR per misurare l’impatto della strategia nei 10 sistemi che ti ho presentato:

Full disclaimer: questi team hanno implementato MAKE PROGRESS con gli OKR e questa precisione nella definizione delle metriche è una caratteristica unica del nostro metodo certificato.

La scelta di metriche sbagliate può portare a sforzi estenuanti, obiettivi mancati e figuracce nelle riunioni. 

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• Awareness
  • Metrica: Total Organic Reach
  • Perché è importante: Misura l’efficacia delle strategie di marketing organico e la capacità di generare visibilità senza pubblicità a pagamento.
  • Come calcolarla: Visualizzazioni uniche totali o impressioni su tutti i canali.
• Lead Generation
  • Metrica: Total Lead Quality
  • Perché è importante: Valuta la qualità dei lead generati per migliorare la strategia di acquisizione e incrementare il ROI.
  • Come calcolarla: (Lead qualificati / Lead totali) * 100
• Sales
  • Metrica: Durata del ciclo di vendita
  • Perché è importante: Indica l’efficienza del processo di vendita, aiutando a identificare aree di miglioramento per accelerare le vendite.
  • Come calcolarla: Tempo medio dal primo contatto all’accordo concluso
• Operations
  • Metrica: Velocità di Onboarding
  • Perché è importante: Misura l’efficienza del processo di integrazione di nuovi clienti o dipendenti, influenzando la produttività iniziale.
  • Come calcolarla: Tempo dalla firma del contratto al Kickoff
• Fulfillment
  • Metrica: Punteggio di soddisfazione del cliente (CSAT)
  • Perché è importante: Rileva il livello di soddisfazione dei clienti, contribuendo alla fidelizzazione e al passaparola positivo.
  • Come calcolarla: (Numero di clienti soddisfatti (4 e 5) / Numero di risposte all’indagine) x 100
• Upsell
  • Metrica: Tasso di upsell
  • Perché è importante: Misura la capacità di aumentare le vendite attraverso clienti esistenti, indicando opportunità di crescita.
  • Come calcolarla: (Transazioni di upsell / Transazioni totali) * 100
• Finance
  • Metrica: Tasso di crescita del fatturato
  • Perché è importante: Valuta la crescita finanziaria dell’azienda nel tempo, suggerendo l’efficacia della strategia di business.
  • Come calcolarla: ((Fatturato questo periodo – Fatturato periodo precedente) / Fatturato periodo precedente) * 100
• HR
  • Metrica: Time to hire
  • Perché è importante: Misura l’efficacia del processo di reclutamento, influenzando la capacità di attrarre e assumere talenti rapidamente.
  • Come calcolarla: Tempo medio dalla pubblicazione del lavoro all’offerta accettata
• Product Design
  • Metrica: User Satisfaction Score
  • Perché è importante: Valuta l’accettazione e la soddisfazione degli utenti riguardo al prodotto, contribuendo alla fidelizzazione e al passaparola positivo.
  • Come calcolarla: Punteggio Medio dai survey di prodotto (dipende dalla tecnica di raccolta)
• IT
  • Metrica: Tempo di risposta agli incidenti
  • Perché è importante: Indica l’efficacia e l’efficienza del team IT nel risolvere problemi critici, migliorando la continuità del servizio.
  • Come calcolarla: Tempo medio dall’arrivo del ticket alla conferma di risoluzione

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