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Cosa fare se manca il tempo per gli OKR

06:20 di lettura — Gli OKR non sono più lavoro: sono IL lavoro. Come restare concentrati sulle priorità. Quando e Chi sceglie cos'è una priorità?
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Full disclaimer: questa nota non è il classico pistolotto motivazionale sull’utilizzo del tempo nella vita privata e del fatto che tutti abbiamo le stesse 24 e che devi usarle al meglio.

Nei prossimi paragrafi voglio ridurre il perimetro solo al tempo che dedichiamo al lavoro e solo se una delle frasi che ascolti più frequentemente dal tuo team è  «io non ho tempo di occuparmi anche degli OKR».

Ti invito a continuare a leggere solo se per te questi due aspetti, tempo e strategia, sono importanti.

Cercherò di evitare il più possibile i clichè e di migliorare la situazione grazie agli strumenti di MAKE PROGRESS. Se vorrai dare una chance a queste tecniche puoi leggere il mio libro e accedere a tutto l’OKR Toolkit, oppure scaricarlo separatamente.

OKR non sono più lavoro: sono IL lavoro

Se hai la sensazione che gli OKR stiano generando più lavoro del necessario, hai sbagliato a scriverli e ti invito a revisionarli prima che sia troppo tardi.

«Gli OKR indicano le priorità quindi per definizione sono la priorità essi stessi.»

Il concetto di non avere tempo per fare gli OKR –  e in generale per pensare alla strategia –  non significa niente. Con tutto il rispetto per il tuo lavoro, nessuno fa cose importanti tutto il giorno

Significherebbe dire che tutto nella propria agenda è più ha la priorità più alta della strategia. 

Potrebbe essere anche vero per chi fa un lavoro manuale e ripetitivo e che non può scegliere come gestire la propria giornata (tornerò su questo tra poco). 

Ma non certo per un leader aziendale che è pagato per dedicare il suo potere intellettivo a migliorare l’organizzazione stessa. 

In ogni momento, ci saranno delle attività a basso valore aggiunto che puoi eliminare per far spazio al pensiero strategico. Parti da qui.

Restare concentrati sulle priorità

Invece di usare l’espressione “non ho tempo per questo” prova con “questa non è una priorità”.

Se non sappiamo quali sono le nostre priorità non sapremo mai se ci stiamo concentrando su di esse.

Dove sono le priorità nella tua azienda? 

Esiste un documento che le descrive? 

I tuoi collaboratori lo hanno mai letto?

È incredibile osservare il fatto che anche se siamo nel XXI secolo, con incredibili tecnologie a disposizione, ci ostiniamo a tramandare queste informazioni in maniera orale come primitivi attorno al fuoco…

Come si identificano le priorità in MAKE PROGRESS?

MAKE PROGRESS è un sistema di accelerazione dell’esecuzione strategica ed è dotato di strumenti che permettono di filtrare le priorità aziendali, di misurarle e soprattutto di eseguirle.

Il primo strumento deve emergono le priorità è lo Strategy Focus Onepager (SFO). Qui la leadership è inviata a mappare la strategia aziendale e distillare le priorità nei prossimi 12 mesi e nel prossimo 4 mesi.

Come si identificano le priorità? Prova a rispondere a questa domanda: «cosa non possiamo fallire nei prossimi x mesi per non mettere a rischio l’esecuzione della strategia?»

Si può descrivere una strategia complessa in una sola pagina? Più la strategia è semplice, maggiori sono le possibilità di eseguirla, inoltre, la complessità della strategia non assicura necessariamente risultati migliori. 

Una strategia che non tiene conto delle risorse a disposizione, come il tempo, è una strategia inutile perché nessun sistema – che sia un essere vivente o un’azienda – viaggia a risorse infinite.

Una strategia semplice, contenuta in una pagina, e allineata con i numeri fondamentali, permette di passare dalle idee all’azione in tempi ridottissimi.

Qui trovi un video training che spiega come fare usando un caso di studio di una compagnia aerea.

Quando e Chi sceglie cos’è una priorità?

Quando

Ci sono due momenti nei quali è si decidono le priorità

  1. quando si aggiorna la strategia
  2. quando si pianifica il prossimo ciclo di esecuzione

E queste due attività sono in loop. La strategia non è un’attività con un inizio e una fine. È un processo always-on, che non si può spegnere. 

rova un momento per aggiornare la strategia da emergente a distribuita. Non è vero che molte aziende non hanno la strategia, è che non è mai stata codificata. E questo non la rende né eseguibile né delegabile o misurabile. 

Il secondo momento nel quale si decidono le priorità è al termine di ogni periodo di esecuzione. In questa nota racconto dell’importanza di restare in execution mode più a lungo possibile e come costruire momenti di concentrazione ininterrotta per il proprio team. Riassunto espresso: puoi restare concentrato solo se conosci le tue priorità.

Chi

In azienda non tutti hanno le risorse per influenzare la strategia, per questo motivo sono le persone nelle posizioni più alte, di solito quella ristretta rosa attorno all’amministratore delegato, che hanno le risorse per decidere le priorità. E senza queste risorse non può esistere nemmeno il concetto di accountability.

Quali sono queste risorse? Sono tre:

  1. Tempo. Possono influenzare come i team usano il proprio tempo
  2. Budget. Possono influenzare le decisioni di spesa
  3. Talento. Possono influenzare l’evoluzione delle competenze del persone

Parte tutto dalla leadership. Se la strategia e le priorità non sono chiare nel punto più alto dell’organizzazione, non lo sarà in nessun altro punto.

MAKE PROGRESS con gli OKR offre un sistema di distribuzione della strategia che si basa su due principi:

  1. Le persone desiderano dare sempre il meglio di loro stesse in ogni condizione
  2. Chi prende la decisione è più probabile che la porti a termine

Ecco perché si parla di auto-allineamento. Se la strategia diviene visibile e compresa allora ognuno è perfettamente in grado di eseguirla.

Nell’OKR toolkit puoi utilizzare un template chiamato Project List che permette a ognuno di auto-allineare e auto-pianificare le attività.

È il motivo per cui gli OKR fanno paura

Un’organizzazione che funziona ha bisogno di meno livelli di controllo. 

Gli OKR portano un piccolo terremoto organizzativo. Molti ruoli vengono inseriti per controllare i livelli inferiori e il loro costo è la rappresentazione del debito strategico, non di certo della maturità dell’organizzazione. Se tutti possono finalmente gestire le risorse in autonomia e per il bene comune, qual è il ruolo dei controllori?

Ad esempio, troppo frequentemente,  i Project Manager vengono chiamati a fare i cani da guardia di progetti che sono in ritardo già il giorno in cui c’è il kick-off perché vengono privati delle risorse per influenzare i risultati.

Se un progetto deraglia, quali strumenti hanno a disposizione oltre a puntare il dito contro chi è in ritardo? Assumere nuove persone? Formarle? Modificare il progetto? 

In MAKE PROGRESS i Project Manager sono alleati fondamentali per la leadership perché vengono chiamati a proteggere il tempo, non a consumarlo. 

Come fanno? Guardano i numeri come i naviganti guardano le stelle. E dopo ogni check-in riprogrammano il backlog per fare in modo che i team siano concentrati sulle priorità.

Ottengono quello che io chiamo “il backlog liquido” ovvero la decisione di programmare le attività frequentemente non solo per scadenza, ma per impatto.

In breve

Priorità vs Tempo: la scusa “Non ho tempo” riflette più una questione di priorità che di tempo reale disponibile. Riconoscere questo può cambiare radicalmente il modo in cui gestisci le tue attività quotidiane.

Controllo del Tempo: affermare di non avere tempo equivale a non voler fare spazio per determinate attività, piuttosto che una reale impossibilità.

Valutazione delle Attività: analizzare sinceramente come viene speso il  tempo può rivelare che alcune attività di basso valore potrebbero essere eliminate per fare spazio a quelle più significative, come quelle collegate agli OKR.

Elimina le Scuse: eliminare la frase “Non ho tempo” dal vocabolario può aiutare a sviluppare una maggiore disciplina personale, spingendo tutti a fare scelte più consapevoli su come cosa è importante adesso.

Rivalutazione delle Priorità: quando eviti di dire “Non ho tempo” e puoi allineare le attività alla strategia ti costringi a riflettere su ciò che è veramente importante. Questo esercizio di autoanalisi può portare a una migliore allineamento tra le tue azioni e i risultati.

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